От 30-те лекарски кабинета, регистратурата, лабораториите, администрацията се ползва през LAN единна медицинска ИС, внедрена от фирма “Нисет”. Тук доболнична помощ получават над 55 000 лица, доброволно осигурени в Дженерали Закрила Здравно Осигуряване АД.

Дженерали Закрила -Медико-стоматологичен център ЕООД е създаден през 2002 г, като негов едноличен собственик е Дженерали Закрила Здравно Осигуряване АД.
Центърът осъществява диагностична, консултативна и терапевтична дейност 24 часа в денонощието. Разполага със собствена клинична и микробиологична лаборатория. Неговите услуги за доболнична помощ ползват 55 000 лица с доброволно болнично осигуряване към “Дженерали Закрила Здравно Осигуряване”. Там работят над 80 лекари, водещи в съответната медицинска област.
От 30-те лекарски кабинета, регистратурата, лабораториите, администрацията се ползва единна медицинска ИС, внедрена от фирма “Нисет”

Регистратурата
като функционално звено отговаря основно за първоначално регистриране в системата на пациенти, прегледи и дейности. За лекарите-специалисти и лабораторните лекари остава необходимостта единствено от обработване и въвеждане на медицинската информация, свързана с извършваните от тях прегледи и изследвания.
В системата са предоставени механизми за обработка на всички видове плащания. Връзката на модул “Регистратура” с касов апарат или фискален принтер гарантира пълен контрол и върху финансовия поток. Тук се създава т.нар. досие на пациент, създават се заявки за извършване на преглед при лекар-специалист, заявки към лаборатории за извършване на изследване и т.н.
При регистрирането на пациент в центъра се въвежда ЕГН, което е безспорен идентификатор на лицето. За нуждите на центъра е добавена възможност за записване на пациенти – чужденци по рождената дата и трите имена.
В случаите на преглед на пациент, който ще се извършва в качеството му на осигурено лице в Дженерали Закрила -Медико-стоматологичен център ЕООД информационната система Нисет – ДКЦ се обръща към информационната система на Дженерали Закрила Здравно Осигуряване, като зададе параметър на заявката ЕГН (ЕНЧ) уникален номер на пациента. Информационната система на Дженерали Закрила Здравно Осигуряване връща информация за: номерата на активните договори, по които е осигурено лицето, както и за съответстващите осигурителни номера.
В случаите, в които има повече от един активен договор, се дава възможност на регистратора да избере по кой договор да бъде извършен прегледът.
На разположение са множество механизми за контрол и предпазване от грешки при въвеждане на информация, като допълнително улеснение са и зададените номенклатури (вкл. цени за прегледи и изследвания). Естествено, между модула “Регистрация” и останалите модули на системата НИСЕТ-ДКЦ съществува двупосочна връзка.

Лекарят - специалист
ползва системата в ежедневната си дейност по обслужване на пациентите в лекарския кабинет. За целта е създаден специален модул, който е проектиран да бъде бърз, удобен и лесен за използване при попълване и отпечатване на първичните медицински документи, водене на журналите в кабинета и отчитане дейността на лекаря. Свързан с регистратурата, този модул поддържа списък от чакащи пациенти за съответния лекарски кабинет. Поддържа общо медицинско досие на пациента в рамките на целия център. Голямо улеснение представлява възможността веднъж въведената информация да се ползва при всеки следващ преглед, например личните данни, адресната регистрация на пациента, историята на прегледите и предписаните изледвания и лечение. На разположение са голям брой предварително въведени номенклатури, МКБ10, ЕКАТТЕ, шаблонни текстове при въвеждане на анамнеза и обективно състояние. Поддържа се електронен амбулаторен журнал и още ред улеснения. Така и справките, и отчетите, които лекарите трябва да изготвят, се извършват с лекота от тях.
От този модул се издават всички необходими документи като амбулаторен лист, протокол за медикаменти, рецепти, изследвания, болничен лист, етапна епикриза, карта за фармакологичен маршрут и т.н.
Системата включва и механизми за стриктно следене на регулативните стандарти както за целия медицински център, така и за всеки лекар поотделно.
При прегледи на

пациенти на свободен прием
се извършва кешово плащане след приключване на прегледите и изследванията. За избягване на злоупотреби от страна на тези пациенти е необходимо персоналът на регистратурата да бъде своевременно уведомяван. Това изискване е решено с форма за следене на възникнали задължения, като информацията в нея се обновява на няколко секунди (има възможност за избиране на интервала за опреснение, в зависимост от нуждите на регистратора) и се обединяват данните от всички лекарски кабинети и лаборатории.
По силата на сключен договор между Дженерали Закрила Здравно Осигуряване и Дженерали Закрила -Медико-стоматологичен център ЕООД здравноосигурителната компания възлага на медицинския център провеждането на

профилактични прегледи
на осигурени в Дженерали Закрила Здравно Осигуряване. Профилактичните прегледи могат за бъдат извършени в самия медицински център или на различни места в страната. За всеки здравноосигурителен договор с включен в него пакет “Подобряване на здравето и предпазване от заболяване”, т.е. профилактика има определен брой и вид прегледи и изследвания, които трябва да бъдат извършени. Профилактичните прегледи за всеки здравноосигурителен договор се извършват от няколко лекари – терапевт, невролог, офталмолог, АГ и др. Видът и обемът на изследванията е заложен в действащите договорени пакети здравноосигурителни услуги. По действащите договори тези пакети са напълно определени.
През Дженерали Закрила -Медико-стоматологичен център ЕООД преминават сравнително голям брой осигурени лица за профилактични прегледи. Ето защо има специално създадени механизми, за да се избегне многократното им въвеждане в системата (съобразно броя на прегледите и изследванията), респ. да се улеснят регистраторите.

Оптимизиране на графиците
Не рядко в групите от лекари за профилактика участват двама или повече специалисти с еднакви специалности. В този случай е въведен принцип на записване на часове при тези лекари, който се основава на правилото всеки следващ пациент да бъде записан за първия свободен час, без значение при кой лекар е той. По този начин се избягва претоварване на един график в сравнение с друг и се постига по-равномерното разпределение на пациенти по кабинети.
Системата дава възможност за справки за рисковите фактори на работната среда.

Поддържане на складовите наличности
В складовото стопанство се поддържат наличности основно на медицински и канцеларски материали.
Получената доставка от материали се въвежда в общия склад, като съдържа информация за дата на получаване, основен клас, име на материал, вид разфасовка, количество, годност. От наличностите в общия склад се раздават материали на складовете по кабинети. Системата позволява прехвърляне на материали от един склад към даден кабинет към друг. Дава информация за изразходваните материали по кабинети. Възможни са справки, които показват складовите наличности във всеки един момент, изразхдваните материали за определен период от време, което улеснява прогнозирането, планирането и вземането на управленски решения. Дженерали Закрила -Медико-стоматологичен център ЕООД поддържа партньорски взаимоотношения с

външна рентгенова, клинична и микробиологична лаборатория.
Определени изследвания не могат да бъдат извършени в медицинския център, което налага такъв вид взаимоотношения с външни медицински заведения. При извършване на преглед и поява на необходимост от изследвания, такива се назначават от лекаря, за когото е без значение дали всички изследвания ще се извършат в Дженерали Закрила -Медико-стоматологичен център или само част от тях. При назначаване на изследване за кръв направлението се изпраща по електронен път в лабораторията. Медицинските работници в нея преценяват каква част от изследванията ще се извършат на място и каква част - от външен изпълнител. При всички случаи материал за кръвни изследвания се взима в Дженерали Закрила -Медико-стоматологичен център, след което той се изпраща за изследване евентуално в друга лаборатория. Формата на направлението за външни кръвни изследвания е същото като формата за НЗОК, но съдържа само онази част от изследванията, които престоят да се направят. След извършване на изследванията и обработване на резултатите външната лаборатория връща обратно необходимите документи, съдържащи информация за резултата. Получените резултати се въвеждат от медицински работник от лабораторията в информационната система. С всеки външен изпълнител Дженерали Закрила -Медико-стоматологичен център ЕООД има сключени договори за обслужване, като за всяка услуга е определена цена.
Медицинският софтуер е адаптиран към нуждите на конкретната процедура и при поява на необходимост от извършване на такъв вид изследване в лабораторията има възможност да се отбележи, че този вид изследване ще бъде изпратено за обработка във външна лаборатория. Системата дава възможност за следене на дадените, получените и неполучени изследвания по външни изпълнители за определен период.
В момента се разработва модул NISET-link, осъществяващ връзка между анализаторите в клинична лаборатория и информационната система НИСЕТ-ДКЦ. По този начин медицинските лаборанти ще бъдат улеснени - ще отпадне ръчното въвеждане на резултати.

Отчети
Дженерали Закрила -Медико-стоматологичен център ЕООД създава няколко вида отчети – за “Дженерали Закрила Здравно осигуряване” АД, за НЗОК и др. При извършване на преглед на осигурено в “Дженерали Закрила Здравно Осигуряване” лице е важно регистраторът да получава актуална информация за статуса му.
“Дженерали Закрила Здравно Осигуряване” има изградена информационна система, която съхранява актуална информация за статута на здравноосигурените лица – номер на договор, осигурителен номер, крайна дата на осигуряване.
Информационната система на “Нисет” и системата на “Дженерали Закрила Здравно Осигуряване” имат подходящ начин за комуникация и обмен на данни и е адаптирана за нуждите на такъв вид справки.
Многообразието от справки и отчети, които се извеждат чрез информационната система на центъра, е огромно.

За администратора
на системата е обособен специален модул, който осигурява функционалността, необходима за цялостния контрол на системата и създаване на всички необходими справки и собствени номенклатури. Единствено от този модул може да бъде създадена справка за финансовите потоци по звена лекари и дейности. Само потребители с администраторски права могат да получат достъп до системата от този модул.
Оттук се извършва и текущото администриране на системата, свързано с отпуски, дневни отчети за касов апарат и др., редактират се съществуващи номенклатури и се осъществяват различни сервизни функции, отнасящи се до дейността на целия медицински център.

(Номинация за IT проект на 2005 година)

През месец май 2004 г. Диагностично-консултативен център (ДКЦ ) 5 в Пловдив изготвя първия си електронен отчет към Регионалната здравна каса. Това става възможно благодарение на внедрената информационна система, интергираща всички основни звена в здравното заведение – от регистратура, през лекарски кабинети, лаборатории, до административната работа. Инвестициите по изграждане на ИТ инфраструктура и софтуерната система възлизат на около 30 000 лв. В момента се въвежда система за контрол на достъпа за работещите в центъра.

Таня Бъчварова

В ДКЦ 5 Пловдив работят 33 лекари от 20 специалности. На разположение са три лаборатории – клинична, микробиологична, за образна диагностика, както и отделение за физиотерапия. 30 са компютрите, включени в локалната мрежа на центъра, 2 от които са предназначени за регистратурата. Цялата дейност на здравното заведение е обхваната от единна информационна система, разработена и внедрена от пловдивската софтуерна фирма Нисет ООД.
“Когато се въведе системата, бях все още действащ акушер гинеколог и година по-късно станах управител. В началото, като всяко нововъведение, информационната система се приемаше резервирано от специалистите, респ. от медицинските сестри, поради това, че трябваше да се овладее работата с компютър, обработката на амбулаторни листове и направления за съответните изследвания. След като се адаптирахме към новия начин на работа, отчитаме големите предимства на електронната обработка. Спестява се много време, улеснява се ежедневната работа. Например, при вторичния преглед на пациента системата дава достъп на лекаря до резултатите от лабораторните изследвания. Специалистът може да се запознае с предхождащата анамнеза и обективно състояние и в цялостаната констелация с всички направени изследвания до момента да бъде улеснен в диагностирането, да бъде по-прецизен в лечението на пациента. Спестява се, разбира се, и много хартия. Отпадна голям обем от работа на лекаря в описването на анамнезата и вече няма опасност от пропуски”, коментира д-р Калин Калинов, управител на ДКЦ 5 - Пловдив.
Внедрената система

НИСЕТ-ДКЦ
е комплексна ИС, обслужваща дейността на диагностично-консултативен център чрез 4 интегрирани модула: Регистратура, Лекар, Лабораториа, Администратор. Тя обработва информацията за всички извършвани медицински дейности и свързаните с тях финансови потоци.

Поддържа голям брой номенклатури: МКБ 10 – международен класификатор на болестите, ЕКАТТЕ – Единен класификатор на административно-териториалните и териториални единици в България (над 5300 населени места), НКП – Национален класификатор на професиите, пакети медико-диагностични изследвания, списък на заболяванията със рецептурна книжка и още много др.
Системата поддържа

Електронно досие на пациента,
включващо лични данни и извършени медицински дейности, е достъпно от всеки модул на системата за разглеждане, редактиране, допълване. Досиетата съдържат множество елементи, необходими за генериране на отчетите и съставяне на изходящата медицинска документация. Използваната форма за визуализация на досието предоставя ясна информация за съществуващите връзки между документи, дейности и диагнози при даден преглед. Друго предимство на възприетия модел е липсата на ограничения за брой издавани документи, извършвани дейности или регистрирани придружаващи заболявания.

“Внимателно са проучени особенностите на отделните функционални звена и визуализирането на досието на пациента е съобразено със техните нужди, каза Аргир Гяуров, организатор на административната дейност на ДКЦ 5.
При посещението си в ДКЦ 5 всеки пациент задължително преминава през регистратурата.

На регистратурата
се въвеждат заявките за извършване на преглед или изследване и се извършва електронна заверка на болнични листове. Служителите, работещи на регистратура, обработват единственно паспортната част на входящата медицинска документация и данните от направленията.
Вградената в системата връзка с касов апарат улеснява потребителите при въвеждането на информацията и отчитането на приходите.

При лекаря
Системата предоставя механизми, необходими за бързото и лесно попълване на амбулаторните листове и всички други първични документи. Включени са проверки за коректност при въвеждане на данните, допълнително улесняващи отчетността.

Диспансеризацията на пациента е съобразена и се контролира според специалността на лекаря и номенклатурите на НЗОК. Диспансерните регистри са достъпни по всяко време на работа. Налична е актуална информация за изпълнението на регулативните стандарти.
Регистрите по Майчино и Детско здравеопазване се водят автоматично от програмата.
Организацията на работа с програмата позволява на лекаря да обърне необходимото внимание на пациента.

В лабораториите
се въвеждат всички извършени изследвания. Ако лекарят, назначил изследването, е практикуващ в медицинския център, информацията за резултатите от извършените изследвания ще се “върне” автоматично при него и ще може да бъде разпечатана на издаваните амбулаторни листи.

Системата позволява съхраняване на рентгенови снимки в досието на пациента, което допълнително улеснява и специалистите при определяне състоянието на пациента. Резултатите от извършените изследвания и техните референтни стойности могат да бъдат разпечатани и предоставени на пациентите.
В периода на подготовка на тази статия в ДКЦ 5 в Пловдив се провежда

кампания
за мамографски изследвания на преференциални цени в рамките на националната кампания за борба с рака на гърдата. “Обслужването на пациентите без тази система би било много трудно”, казва д-р Калинов. Сега всички данни от прегледа се въвеждат бързо и пациентът получава естетично оформен документ с пълната информация за състоянието си.

Електронен амбулаторен журнал
При всяко посещение на ЗЗОЛ лекарят от лечебно заведение издава амбулаторен лист в 3 екземпляра. Първият екземпляр се представя пред РЗОК за отчитане на дейността, вторият формира амбулаторния журнал или диспансерното досие на пациента, а третият се изпраща по пациента или по служебен път на общопрактикуващия лекар.

В случайте, при които медицинският център се отчита на магнитен носител, както е в ДКЦ 5, електронният отчет замества първите екземпляри на амбулаторния лист, които се представят в РЗОК. Според чл.198 от НРД, ако действащата в медицинския център информационна система позволява групирането на амбулаторните листи по пациенти – за остри случаи и диспансерно болни се допуска създаване и водене на електронен амбулаторен журнал и електронно медицинско досие на пациента.

Създаваният и поддържан амбулаторен журнал в електронен вид замества амбулаторния журнал на хартиен носител. В този случай се отпечатва единственно третия екземпляр на издаваните амбулаторни листове, като по този начин се пести много хартия. Отпада съответно и носенето на цели кашони с папки в РЗОК при месечното отчитане.

Собствени номенклатури
се създават от модула Администратор. Няколко са причините, поради които е необходимо създаване на такива номенклатури: вътрешната организация на отделните функционални звена и система за обработване на информацията, необходимостта всички потребители на системата да ползват единен набор от номенклатури. “При нас сме създали огромен брой номенклатури – лекари в медицинския център, кабинети и лаборатории, потребителски такси, взимани за всеки кабинет, лекар или дейност, потребители на системата с права на достъп за всеки, референтни стойности за извършваните медико-диагностични изследвания, лабораторни журнали с включените изследвания за всеки един от тях и още много други” , подчерта Гяуров.

Справки и отчети
Системата дава ценни преимущества по отношение управлението на здравното заведение. Д-р Калинов изброява само част от тях: “Във всеки момент мога да имам на разположение информация за извършената работа от центъра, от даден специалист, за зададен период, прегледани пациенти по възрастови групи, брой изследвания и т.н. – възможностите за всякакави видове справки са много големи.

Справките освен че се изискват често от Регионалния център по здравеопазване, от Районната здравноосигурителна каса, аз самият се нуждая от тях, за да имам поглед върху натовареността на кабинетите. Това ми помага и при решения за назначения на нови специалисти. Така например неотдавна назначихме пулмолог, след като справката от информационната ни система показа, че месечно от наши специалисти се издават около 35 направления за такъв специалист.

Преди години изготвянето на справки означаваше много време в прелистване на журнали, дебели папки. Сега този процес е несравнимо по-бърз и лесен – с натискането на няколко бутона от клавиатурата, имаме на разположение необходимата информация в сиситематизиран вид. Представяте ли си колко време отнемаше на работещ лекар специалист да направи справка за изминала година, преглеждайки 12 дебели папки с всички амбулаторни листове да отдели пациенти с остри от хронични заболявания, диспансеризирани, по пол и възраст и т.н. Минимум една седмица беше необходима, респ. никой не го правяше точно и данни не бяха реални. Сега чрез ИС информацията е максимално точна.”

Отчетите към Здравната каса,
които по принцип са сериозно предизвикателство пред здравните информационни системи, се изготвят безпроблемно. Това подчерта Гяуров, който е пряко ангажиран и с отчитането пред Регионалната здравна каса. “Нашата система е с такава богата фунционалност, че аз, като неин администратор, проследявайки промените в изискванията за отчитане, мога да правя съответните настройки на системата през текущия месец. Така, когато изготвям отчетите, изходните данни, които трябва да представя в структуриран според изискванията вид, се проемат от информационната система на Регионалната здравна каса безпроблемно.”, поясни той.

Известно е, че към отчетността на лекарите периодично има нови изисквания, но системата позволява на здравното заведение да реагира бързо.
Генерираните от системата „НИСЕТ-ДКЦ” отчети преминават през вградените проверки за коректност, което улеснява отчитането на здравото заведение.

Ефект
Д-р Калинов и Гяуров са единодушни, че с внедрената ИС е постигнато по-прецизно разпределение на задълженията по обслужването на пациента в рамките на ДКЦ, което подобрява качеството на предлаганите услуги. Пример за това е единното електронно досие в рамките на системата, съхраняващо личните данни на пациента и медико-социалната му история. Това отхвърля необходимостта от въвеждане на една и съща информация неколкократно. Осъществява се цялостен контрол върху коректността на въвежданите данни, с което се постига коректност на изходните данни за отчитане през РЗОК.

Лесно се администрират използваните собствени номенклатури, намалява се времето, необходимо за обработка на информацията и отпечатване на първичните медицински документи при преглед от лекар-специалист. Системата предоставя подробна аналитична информация за нуждите на мениджмънта, давайки възможност и за контрол на паричния поток.
Неслучано ДКЦ 5 Пловдив е сред най-големите заведенията от този тип в града и заема 2-ро място по оборот.

д-р Калин Калинов, управител на ДКЦ 5 – Пловдив
“Независимо че ДКЦ 5 – Пловдив е медицинско заведение, то представлява сериозна икономическа структура, изискваща добър мениджмънт. В основата на доброто управление е информацията.“

Петър Узунов, управител на Нисет ООД:
“При създаването на системата стремежът ни бе да предложим универсални решения, подпомагащи лекарите в работата им с един или друг договорен партньор и в частност НЗОК. Поради това в основата на работа със системата е автоматизираното обработване на данните
за медицинските дейности и свързаните с тях финансови потоци. Добрата отчетност е само последващ резултат.“

Аргир Гяуров, системен администратор и организатор на дейността в ДКЦ V - Пловдив:
“С нетърпение очакваме времето, в което всички лечебни заведения на територията на гр. Пловдив ще заработят с единна информационна система. „ДКЦ V – Пловдив” ЕООД има готовност за това предизвикателство.”